Privacyverklaring

Toneelvereniging Cultuur Verheft neemt uw privacy serieus en zal als verwerkingsverantwoordelijke passende technische en organisatorische maatregelen nemen om uw persoonsgegevens te beveiligen tegen verlies of tegen enige andere vorm van onrechtmatige verwerking. Uitsluitend enkele van onze eigen geselecteerde leden hebben toegang tot uw persoonsgegevens, gegevens worden niet verstrekt aan derden, met uitzondering van foto’s van leden die ter promotie van een stuk worden beheerd door een externe foto website en social media.Wanneer u persoonsgegevens via onze website, via email, per post of op andere wijze aan ons verstrekt, erkent u deze Privacyverklaring te hebben gelezen en begrepen en verleent u ons toestemming om uw persoonsgegevens te verwerken conform de in deze Privacyverklaring beschreven wijze. U bent niet verplicht uw persoonsgegevens aan ons te verstrekken.

Wie zijn we

Wij zijn Toneelvereniging Cultuur Verheft, een amateur toneelvereniging gevestigd in Voorhout, Zuid-Holland. Ons website-adres is: https://www.cultuurverheft.nl. Wij verzorgen 2 tot 3 keer per jaar een toneelproductie van 2 tot 6 voorstellingen. Sommige stukken zijn gericht op volwassenen, andere op kinderen.

Voor welke doeleinden verzamelen wij persoonsgegevens

Wij verzamelen persoonsgegevens voor verschillende doeleinden:

Voor het registreren van een reservering van een plaatsbewijs voor een uitvoering van Toneelvereniging Cultuur Verheft, hierna te noemen ‘reserveringen’
Voor het versturen van e-mails betreffende informatie over onze uitvoeringen of onze vereniging, hierna te noemen ‘mailinglijsten’
Voor het registreren van donateurs en sponsoren om deze te voorzien van informatie over onze vereniging en de aankomende stukken in het bijzonder alsmede voor het innen van de betreffende gelden, hierna te noemen ‘donateur- en sponsorregistratie’
Voor het registreren van de leden van onze vereniging om deze op de hoogte te houden van alle activiteiten alsmede het innen van de contributie, hierna te noemen ‘ledenregistratie’.
Voor het registreren van sympathisanten zoals andere toneelverenigingen, B&W, vrijwilligers etc. om deze te voorzien van informatie over onze vereniging en de aankomende stukken, hierna te noemen ‘sympathisantenregistratie’

De gegevens worden niet gedeeld tussen de individuele doeleinden, u zult voor ieder doeleinde opnieuw uw gegevens moeten verstrekken. Uw e-mail adres zullen voor anderen niet zichtbaar zijn. We versturen alles in bcc.

Welke rechtsgrond hanteren wij voor de verwerking van uw persoonsgegevens?

De rechtsgrond voor onze verwerking van uw persoonsgegevens voor bovengenoemde doeleinden is uw uitdrukkelijk verleende toestemming en onze wettelijke plicht. U heeft het recht om de verleende toestemming op ieder gewenst moment in te trekken. (Hoe dit intrekken plaatsvind staat beschreven in paragraaf ‘Inzage, aanpassing en verwijdering’ die verderop in deze verklaring staat). De intrekking van uw toestemming heeft geen invloed op de rechtmatigheid van de verwerking voorafgaande aan die intrekking.

Welke persoonsgegevens verwerken wij – en hoe?

Reserveringen: De ontvangen gegevens worden per e-mail naar het opgegeven mailadres gestuurd ter controle, en ook per e-mail verstuurd naar onze reserveringsafdeling. De reserveringsafdeling zal de gegevens per uitvoering verzamelen en per e-mail of op papier verstrekken aan de kaartuitgifte van het betreffende stuk. Wij doen alle moeite uw persoonsgegevens goed te beveiligen, maar de veiligheid van gegevens die via internet verzonden worden kan niet volledig gegarandeerd worden.
Het opgegeven adres en woonplaats zal uitsluitend worden gebruikt ter verificatie van de claim dat de indiener een donateur, sponsor of genodigde is en hierbij dus recht heeft op enkele gratis kaarten. Deze controle wordt zowel door de reserveringsafdeling als door de kaartuitgifte gedaan.

Donateurs- en sponsorregistratie: De ontvangen persoonsgegevens worden door ons in de database van de betreffende administratie opgenomen. De naam, adres en woonplaats van
sponsoren worden opgeslagen in een administratie voor het versturen van brieven namens de vereniging. De naam, adres, woonplaats, telefoonnummer en bankgegevens worden persoonlijk, via een versleutelde usb stick of over een beveiligd kanaal verstrekt aan onze financiële afdeling die deze opneemt in een database ten behoeven van de jaarlijkse inning van de betreffende gelden. In het geval van een automatische incasso, wordt aan deze persoonsgegevens ook een machtigings-ID toegevoegd door de financiële afdeling. De naam, adres, woonplaats gegevens alsmede het machtigings-ID worden persoonlijk of over een beveiligd kanaal doorgestuurd naar onze bezorgafdeling die deze opneemt in een administratie en hieruit lijsten maakt ten behoeven van het bezorgen van brieven en informatie boekjes van onze vereniging, deze lijsten worden door onze bezorgers gebruikt om de boekjes of brieven op het juiste adres te bezorgen. Het telefoonnummer wordt uitsluitend gebruikt als er een noodzaak is om in contact te komen met de betreffende sponsor of donateur, bijvoorbeeld omdat er een achterstand in de betaling van de betreffende gelden is ontstaan.

Ledenregistratie: De ontvangen persoonsgegevens worden door ons in de database van de leden administratie opgenomen. De naam, adres, woonplaats, telefoonnummer en bankgegevens worden persoonlijk, via een beveiligde usb stick of over een beveiligd kanaal verstrekt aan onze financiële afdeling ten behoeven van de jaarlijkse inning van de contributie. In het geval van een automatische incasso, wordt aan deze persoonsgegevens ook een machtigings-ID toegevoegd door de financiële afdeling. Het email adres wordt door de secretaris gebruikt voor het verstrekken van mededelingen per email. De naam en telefoonnummer worden opgenomen in de ledenlijst, deze wordt alleen verspreid onder de leden van Cultuur Verheft. Voor promotie van onze vereniging en van een toneelstuk kunnen foto’s met hierop leden worden gebruikt op onze website, in sociale media en op onze externe fotowebsite.

Sympathisantenregistratie: De ontvangen contactpersoons-gegevens worden door ons elektronisch verwerkt door onze persafdeling en gebruikt voor het versturen van brieven namens onze vereniging.

Hoe lang bewaren wij jouw persoonsgegevens?

In geval van reserveringen wordt na afloop van de laatste voorstelling van het betreffende stuk de gegevens digitaal en op papier binnen 14 dagen vernietigd. In alle andere gevallen bewaren we de gegevens zolang u nog ingeschreven blijft op onze mailinglijst, of zolang u respectievelijk lid/donateur of sponsor blijft en worden de gegevens binnen 14 weken na de ontvangst van het verzoek tot beëindiging uit de betreffende databases verwijderd.
Bij het ontvangen van persoonsgegevens per e-mail of post naar aanleiding van een vraag, klacht of verzoek zullen we deze gegevens bewaren tot de vraag, klacht of verzoek is beantwoord en daarna de e-mail of brief vernietigen binnen 14 dagen.

Hoe heb jij inzage in jouw (persoons)gegevens, hoe kan jij deze aanpassen of verwijderen?

Reserveringen: Stuur een e-mail aan adres cultuurverheft@gmail.com met het verzoek tot inzien, wijzigen of verwijderen van een reservering.

Voor alle overige registraties: Stuur een e-mail aan adres cultuurverheft@gmail.com met het verzoek tot inzien, wijzigen of verwijdering van uw gegevens, vermeld hierbij om welke registratie het gaat (mailinglijst, donateur-, sponsor-, leden- of sympathisanten registratie).
Een verzoek tot definitieve verwijdering uit de leden-, sponsor- of donateursregistratie kan uitsluitend per post op adres Kroeskarperlaan 24, 2215 XP Voorhout .
Ter bescherming van uw privacy zullen wij in dit verband uw identiteit deugdelijk moeten vaststellen om zeker te zijn dat de gegevens aan de juiste persoon worden verstrekt, of dat de gegevens van de juiste persoon worden gewijzigd dan wel verwijderd.
Wilt u uw persoonsgegevens inzien dan ontvangt u zo spoedig mogelijk, maar in elk geval binnen de wettelijke termijn, een overzicht van uw persoonsgegevens in onze database conform de richtlijnen van de Algemene Verordening Gegevensbescherming.

Vragen en klachten

Mocht u een vraag of klacht hebben betreffende het verwerken van uw persoonsgegevens, kunt u contact opnemen via het algemene emailadres cultuurverheft@gmail.com of neem contact op met de Autoriteit Persoonsgegevens, Bezuidenhoutseweg 30 2594 AV te Den Haag.
Bij het ontvangen van persoonsgegevens per e-mail of post naar aanleiding van een vraag, klacht of verzoek zullen we deze gegevens bewaren tot de vraag, klacht of verzoek is beantwoord.

Deze Privacyverklaring kan worden gewijzigd

Deze privacyverklaring kan eenzijdig worden gewijzigd. Deze wijzigingen worden bekend gemaakt op de website. Overige elektronische en papieren versies worden niet onderhouden. Wij raden aan om regelmatig onze website te checken.
– Laatst gewijzigd augustus 2018